商业挑战
将解决方案公司. (TSI)获南部一所旗舰院校聘请，以确保设有适当的机制，以满足大学社会对学生资讯系统现代化的需要, 其中包括大学的四所院校. 该项目由首席信息官(CIO)与其他三位校园CIO共同推动.
支持CIO的更广泛的优先事项，以改善整个IT服务和大学, 项目组合管理办公室(PMO)成立. TSI, 与项目管理办公室团队合作, 是否承担了培训和指导PMO员工业务流程改进(BPI)方法的任务. 另外, TSI在四个校区带头进行过程改进活动，以评估改变的当前准备状态, 改进的机会, 痛点, 新学生制度的要求, 收集学生的资料, 工作人员, 教师, 以及四个机构的行政人员的经验通过yzc666亚洲城经验会议.
TSI的方法和作用
方法
为了达到已确定的目标，TSI从事以下工作:
BPI培训和指导
TSI被要求提供TSI的BPI方法的深入培训. 拥有不同经验水平的PMO员工, TSI选择实施“我愿意”, yzc666亚洲城所做的, 你的培训和指导方法. 这种方法提供了对方法论的6个步骤的深入探索，然后是对所学概念的实践实现. 它还允许每个人在训练中按照自己的速度进步. 在我愿意的阶段, TSI促进小组领导当前状态的促进和文档化, 当前状态分析, 以及未来的州会议，并为每一届会议开发可交付成果. 在培训期间，辅导员观察了实践中的方法，并审查了创建和最终完成可交付成果的过程.
在yzc666亚洲城所做的阶段, 培训中的引导者是当前状态的引导者团队的积极成员, 当前状态分析, 以及未来的状态会议，以及每个过程领域的可交付成果的开发. 与TSI促进小组合作, 培训辅导员在指导方面起了带头作用, 指导, 并根据需要进行反馈. 一旦达到了期望的能力水平并进行了沟通, 这个人继续到“你愿意”阶段. 在YOU DO阶段, 每位学员在流程改进的各个阶段都作为促进团队的领导者，并在yzc666亚洲城的评审和反馈下独立开发可交付成果. TSI在需要时提供反馈和协助. 为每个会话, 会议举行了会前规划和会后汇报会议，与利益攸关方分享准备过程改进的最佳做法，收集关于方法实施和参与的反馈. 另外, 每个“yzc666亚洲城做”和“你做”环节, 口头反馈和书面反馈以带有评论的标题形式提供给每个人. 这些标准包括胜任能力，如准备工作, 会议管理, 方法的实现, 和软技能. 能力发展按照以下量表进行评估，每个量表都有详细的反馈:
- 异常-准备进入下一阶段, 充分发展能力, 不需要进一步的共同支持
- 熟练-证明能力的成长和发展, 可能需要更多的合作支持，但显示出强大的进展.
- 正在开发中，还没有准备好进入下一阶段, 需要接受反馈和指导，以进一步发展, 仍然需要共同支持.
BPI的训练
一旦每个PMO员工证明掌握了BPI发展的各项能力, 他们被安排与其他学员合作服务, 观察, co-facilitating, 并提供建设性的反馈. 另外, 他们被邀请为项目管理办公室内的员工提供不同主题的培训, 信息技术服务, 或大学的其他利益相关者. 修改和发展培训内容, PMO员工与TSI合作，添加了相关的例子, 开发案例研究内容, 和跟踪交货. 每位学员在培训师的发展过程中都会收到反馈、建议和指导.
过程改进会议
TSI创建了业务流程的可视化表示，它识别了负责流程的涉众, 它应该达到什么标准, 以及对学生系统有直接影响的关键实体——招聘和录取——如何确定每个过程的成功, 学生记录, 学生账户, 和金融援助. 这些以学生为中心的单元分别在四个机构中进行了独立评估，以记录当前状态的业务流程的异同.
作为我愿意的一部分, yzc666亚洲城所做的, 和你做阶段的BPI培训, 业务流程分析人员(BPA)与yzc666亚洲城成员协作管理流程工作，以便进行适当的计划, 工作人员, 并为大学所有职能部门制定流程，以配合目前的学生系统. 这包括所有涉及招聘和招生的功能领域, 学生记录, 学生账户, 以及体育等方面的财政援助, 财务主管, 金融援助, 注册商, 建议, 国际项目, 研究生院, 和其他人. 在通过当前状态进行流程改进的试验阶段之后, 当前状态分析, 和未来的状态, 大学决定将程序改进扩展到所有四个校区. 这个决定的目的是使所有四个校区的系统需求和过程相一致，使新系统的需求相一致，并确保所有校区的需求都得到满足.
通过使用真实过程, 项目管理办公室的工作人员能够获得处理制图所涉及的复杂性和所需的灵活性的实际经验. 350个过程被映射到四个校区，每个过程区域产生两个可交付成果(当前状态过程图和当前状态文档的分析).
| 机构 | 流程映射 | 会议举行 |
| 机构1 | 191 | 47 |
| 机构2 | 30 | 17 |
| 机构3 | 49 | 14 |
| 机构4 | 80 | 28 |
| 总计 | 350 | 100 |
因为BPA掌握了独立过程改进所需的能力, 他们接管了PMO过程改进的领导权. 完成四个校区的培训计划和过程改进计划后, 项目管理办公室有13名受过充分培训的工作人员领导流程改进. 其中六名职员被指定为业务流程负责人，并在校园内其他部门推行持续的程序改善计划. 其他7名受训人员要么转换了角色，要么继续担任受过培训的项目经理. 在整个过程改进会议中收集的一些指标包括:痛点的总数, 改进的机会, 参与利益相关者, 流程, 和会议举行.
源自350个过程改进会议, 组成体验课程, 以及补充需求收集会议, 收集了1119个独特的需求，以支持更广泛的系统选择项目.
yzc666亚洲城的yzc666亚洲城经验和意见
以评估变革的准备情况, 捕捉校园选民的独特需求, 了解教师的经验, 工作人员, 学生, 以及使用现有学生系统的社区成员, 大学要求TSI在四个机构中开展持续改进yzc666亚洲城体验和yzc666亚洲城声音会议. yzc666亚洲城成员与大学工作人员合作，促进和记录这些会议，并分析结果收集的数据. 大学工作人员接受了便利和文件编制方法方面的培训. 一些关于这些体验课程的数据包括:学生参与者的总数, 教师, 工作人员, 和社区参与者, 会议举行, 每个会话的独特需求, 以及出现但在另一个会议中已经确定的现有需求.
| 校园 | 学生团体 | #的学生 | 会议举行 |
| 机构1 | 本科 | 15 | 4 |
| 机构2 | 本科 | 27 | 4 |
| 机构3 | 本科 | 4 | 2 |
| 机构4 | 本科 | 19 | 5 |
| 机构4 | 研究生 | 5 | 2 |
| 机构4 | 兽医学校 | 1 | 1 |
| 机构4 | 法学院 | 4 | 1 |
| 总计 | 75 | 19 |
| 校园 | # /人员/教师社区成员 | 会议举行 |
| 机构1 | 37 | 5 |
| 机构2 | 30 | 5 |
| 机构3 | 18 | 6 |
| 机构4 | 55 | 11 |
| 总计 | 140 | 27 |
| 要求发放 | #的需求 |
| 在学生体验课程中出现了新的要求 | 45 |
| 在社区体验会议上出现了新的要求 | 13 |
| 在学生和社区体验会议中讨论过但已经在主需求数据库中记录的现有需求和其他重叠的需求 | 87 |
| 在学生和社区体验课程中确定的总要求 | 145 |
角色
TSI在业务流程改进(BPI)和yzc666亚洲城经验方面领导培训和指导. TSI担任项目经理，并领导BPI测绘计划和四个大学机构的yzc666亚洲城经验会议. TSI担任促进者、文档编制者、首席培训师、导师和评估者.
结果
在整个审计业务过程中，收集数据以支持朝着目标的进展, 有效实施方法, 测量结果, 以及投资回报的证据. 其中一些数据包括:
- 20个人接受了TSI业务流程改进方法的深度培训和指导
- 13个人成功地掌握了业务过程改进培训的所有能力，并证明了对促进的掌握, 文档, 创建可交付成果, 和利益相关方参与
- 6个人完成了培训师发展辅导，现在担任PMO的培训角色
- 为20名PMO BPI学员和培训师提供了详细的反馈和辅导，以确保能力发展的可视性和透明度
- 350个过程被映射到当前状态，并与TSI和BPI训练的PMO过程映射分析人员合作进行分析
- 在四个校园举办了46次选民体验会
- 从选民体验会议上收集了145项独特的要求
- 在这四个机构的整个项目期间，收集了1119个独特的学生生命周期要求
- 建立度量跟踪以监测总数量:痛点, 改进的机会, 参与利益相关者, 流程, 和会议举行.
- 在项目完成后，用TSI为该项目开发的跟踪业务流程和所需度量的方法继续用于PMO内部的项目管理办公室工作